仕事を効率化するために一番最初にすべきこと

仕事を効率化するために一番最初にすべきこと
なたは、たくさんの仕事ややるべきこと、タスクに追われて毎日時間が足らないと感じていませんか?
たくさんのしなくてはいけないことに圧倒された結果、作業効率は低下して、返って未消化のタスクを増やしてしまっている。あるいは、いつまでたっても、山積した仕事が減らないから、どうしてよいかわからないと思っている。あるいは、家事と仕事の両立をするために、仕事や家事などの効率化を図りたいと思っているのかもしれません。

 

現代社会にあっては、時代の流れがものすごい早さで流れる中で、私たちを取り巻く環境や状況も、めまぐるしく変わります。江戸時代には、一生かかって得ていたような情報量をたった1日で得てしまうくらいに、情報量も多くなっています。

 

そんな中で、時代は労働時間削減の方向に進んでおり、取り組むべき事柄は相変わらず多く、そして変化していく中で、仕事時間だけ短くなっていきます。仕事量は変わらずに、労働時間が短くなっているので、当然効率良く働くことが求められる時代になっています。密度の濃い仕事をしなければ、業務時間内に終わらなくなるからです。

 

山積するタスクに支配される現代人

山積するタスクに支配される現代人
ほとんどの人が、時代が流れたからといって、処理能力が自然とあがるわけではないので、未消化タスクを抱えることになり、そして、タスクの山に埋没していくことになります。

 

すべきことは同じ量なのに、時間が減っているので、「仕事の進め方」が変わらなければ、タスクが未消化で貯まるのは当たり前ですね。
以上の背景から、仕事を効率化したいと思っている方に、一番最初に取り組むべき事を解説していきます。一番最初に取り組むべきことに取り組むことは、効率をアップするために一番効果的なことでもあります。また、この取り組みをするのとしないのとでは、他の仕事効率化の方法を取り入れた際の結果が変わってきます。

 

つまり、あらゆる仕事効率化の前提ともいうべき内容だということです。多くの人が見落としがちだけれど、効果はとてつもなく大きい、そんな方法なので、ぜひ最後までしっかりとご覧下さい。

 

効率化のために必要なことは集中力

効率化のために必要なことは集中力
まず、方法論の前に知って頂きたいことは、私たちが仕事を効率良く取り組むには、集中力を高めることが重要だということです。

 

よくたくさんの仕事を抱えている人が、複数の仕事を、同時進行で作業をしていると思います。例えば、電話をしながら別の作業をしたり、パソコン上でたくさんのタブを開いてひとつの作業をしながら別の作業をしたり、です。
また、一昔前にマルチタスクといった言葉がもてはやされましたが、最新の研究によって、マルチタスクは作業効率を下げる一方で、仕事の効率化に役立たないと言われています。

 

効率をあげるためには、マルチタスクの真逆で、完全にシングルタスクで取り組むことが重要です。

 

例えば、電話するなら電話するで、電話にすべての神経を集中して、その件だけ取り組む。他にもすべきことがあっても、電話している時には電話をする。もちろん、メモを取ったり、必要なデータをパソコンで調べたりすることは関連業務として必要ですが、全く別の作業を同時進行でしないこと重要です。

 

脱マルチタスク

このようにマルチタスクで仕事の効率が下がるのは、注意を向ける事柄が、2つ以上になって集中力が分散するからです。だから、集中力を一点に注げる、シングルタスクが重要だということになります。つまり、仕事を効率的に行うには、集中力が非常に重要になるということです。とにかく、仕事は、シングルタスク、一時に一事。こう覚えてください。

 

よし、わかった!一時に一事、シングルタスクしよう!

 

こう心に決めて、仕事をしてみてください。

 

実際に試すとわかりますが、実はほとんどの方がうまくいかないんです。一時に一事で仕事しようと思っていても、スマホにメールが届いたり、パソコンに向かえば気になる情報が目についてきたり、回りの人が話しかけてきたり、今日の夕食のおかずをどうするか気になったり、とにかく、気が散ってしまい、ついつい別のことをしてしまうことが多いはずです。

 

これはやってみるとわかりますが、私たちの回りには、あまりにも注意をそらす事柄にあふれているのです。そして、ほとんどの人が集中力を失っているので、それが当然のように、注意力散漫状態で仕事しているのです。なので、一点集中して仕事することがなかなかできないということになります。また、常に次のやるべきことが頭をよぎりますので、「目の前の取り組むべき事柄」について考えながら、ふわっと「やり残しているタスクのこと」が頭をよぎることになります。

 

しかし、先にもお伝えしましたが、仕事を効率化していくための重要な鍵は、集中力です。いかに集中して仕事に取り組むか、これが極めて重要になってきます。

 

集中力を制する者はビジネスを制す

集中力を制する者はビジネスを制す
このように、集中力は極めて重要で、仕事を推進していくのに欠かすことができない力であるのに、現代社会は、注意を散漫させるようにできています。あなたの注意を引いて、欲求をかき立て、商品やサービスを買って欲しいとあらゆる企業が躍起になっているからです。

 

従って、逆に高い集中力を持って、一個一個仕事を終わらせることができたなら、業績は飛躍的に上がっていくことが想定されます。他の人は相変わらず注意力散漫のため、集中力が高い人は、質の高い仕事を数多くこなすことができますので、サラリーマンの場合は出世する可能性が高まりますし、事業者の方は収益を拡大することができると思います。

 

イチロー選手はものすごい集中力が高いことで有名ですが、人は集中力がすぐに散漫になることをしっているので、集中力を維持するための方法をたくさん生み出しました。例えば、同じ時間に同じことをするというルーティンを徹底したり、時差が多い大リーグで、起きる時間だけを徹底的に同じにしたり、さまざまな方法を実践して集中力を維持しようと努めました。有名な、バッターボックスに立つときのモーションも、集中力を維持するための1つのルーティンだったんですね。

 

このように、現代社会において集中力は、収入や人生そのものの明暗を分けてしまうくらい重要なスキルになっています。つまり、成功したい人、お金がない人や仕事を効率化したい人が一番最初に何を身につければばよいかと言われると、集中力を磨くことということができることになります。

 

じゃあ、どうやって集中力を上げればよいのでしょうか。集中力をあげるために最初にすべきことをまとめたいと思います。

 

集中力をあげるためにあなたがいますぐすべきこと

集中力をあげるためにあなたがいますぐすべきこと
ここまで、仕事の効率を上げるためには、集中力を上げることが必要だと言うことを書いてきました。そして、ここからその集中力をあげるために、あなたが「まずすべきこと」をまとめます。

 

仕事を効率化するために一番重要なことが集中力なので、集中力を高めるために、一番最初にすべきことは、仕事を効率化するために一番最初にすべきことになります。

 

集中力をあげるためにすべきこと = 仕事の効率化のためにすべきこと

 

なので、ここからが、本題になりますが、ちゃんと背景を知っておくことが重要になりますので、しっかりとこれまでの論旨も読んだ上で、ここから先も読み進めてください。

 

あなたの集中力をアップするために、第一にすべきこと、次のことです。

 

ブレインダンプ

 

これです。

 

ブレインダンプとは、頭の中にあることをすべて紙にすべて書き出して頭の大掃除をすることです。

 

ブレインダンプとは何か詳しく知りたいという方は、「ブレインダンプ―必ず成果が出る驚異の思考法」(谷澤潤著、東洋経済新報社)という本がありますので、そちらを読んで下さい。ただ、やり方はそんなに難しくありませんし、ここから下で解説していきますので、参考にしてください。ここでは、ブレインダンプの本を読んだ上で、私が実践する中で考えた、私流のブレインダンプの方法を解説します。従って、本来のやり方とは一部異なりますので、ご注意ください。

 

ブレインダンプをするにあたって一番大切なことは、「正しいやり方」で実行するということではなく、とにかく「実行する」ということです。実行しなければ、全く意味がありませんので、「正しいやり方」を追求するのではなく、まずやってみることを重視して頂けたらと思います。

 

どうして集中力がアップするのか?

どうしてブレインダンプが集中力アップのためによいのかというと、頭の中の集中力を阻害するものをすべて出すことができるからです。すべて紙に書き出すことで、頭にあるあらゆるものを一旦覚えておく必要がなくなり、頭の中がクリアになります。頭の中がクリアになるので、目の前のことに集中して取り組むことができるようになり、別のことに注意を取られなくて済むことになるのです。

 

 

ブレインダンプの取り組み方

  1. A3の白紙の紙を準備します。
  2. 机の上に紙とペン以外はない状態を作ります。
  3. ケイタイをオフにするか機内モードにします。(他の誰にも邪魔されない状況を作る。)
  4. 最低1時間、紙に向かって頭にあることをすべて書き出してください。

 

書き方は自由です。マインドマップみたいに書いてもよいし、箇条書きで書いても良いです。おそらく最初は5分くらいで書くことがなくなると思います。書けなくなっても、辞めずに、書いていって下さい。絞った雑巾を力のつよい人が絞ったら、まだまだ水が出てくるのと同じように、本当はもっともっと頭の中にいろいろな事があるはずです。最低1時間、頭がスッキリとするまで、紙に向かって書き続けてください。

 

最初は苦しいですが、例えば、3ヶ月に1度くらい実践するなど回数をこなしていくと作業が楽しくなります。そして、終わった後の頭がスッキリと爽快になるのは非常に気持ちよく、すがすがしい気分になります。なので、とにかく1時間しっかりと取り組んでみてください。

 

※ブレインダンプで書き出したものは、タスクリストなどに整理したり、GTDという方式で管理してもよいです。いずれにしても、一番最初にブレインダンプをして頭をスッキリさせて、集中力を高めることが目的になりますので、まず実際にブレインダンプを実行してください。

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